Mengatur agar kebutuhan aset IT yang digunakan untuk kegiatan operasional perusahaan dapat dipenuhi sesuai dengan prinsip efisien dan efektifitas.
2. Ruang Lingkup
Prosedur ini mengatur permintaan kebutuhan perangkat keras dan perangkat lunak untuk kegiatan operasional perusahaan mulai dari permintaan pengadaan sampai dengan instalasi di lingkungan head office dan cabang.
3. Tanggung Jawab
3.1 Bagian IT bertanggung jawab untuk memastikan seluruh pelaksanaan permintaan dan pengadaan aset IT sesuai dengan prosedur.
3.2 Director Finance, Service & Operational bertanggung jawab dalam pemeriksaan dan persetujuan setiap proses pembeliaan dan pengadaan aset IT.
4. Definisi
Aset IT adalah perangkat atau peralatan baik berupa perangkat keras atau perangkat lunak komputer yang pengelolaan dan perawatannya dibawah divisi IT seperti Laptop, Charger, Software dll.
5. Perhatian
5.1 Proses kinerja dari diterimanya Formulir Pengajuan Aset ITsampai dengan diserahkan ke bagian Purchasing maksimal adalah 3 (tiga) hari kerja.
5.2 Penetapan jumlah kebutuhan barang dilakukan dengan mempertimbangkan prinsip efisien dan efektifitas dalam pengadaan barang/jasa.
6. Prosedur
6.1 Diagram Alir (Flow Chart)
6.2 Rincian Prosedur
6.2.1 Pengguna komputer atau bagian HR (untuk karyawan baru) akan mengajukan permintaan aset IT menggunakan Formulir Pengajuan Aset IT yang telah disetujui oleh atasan yang bersangkutan melalui email ke bagian IT
6.2.2 IT melakukan verifikasi dan analisa terhadap permintaan dan kebutuhan aset IT.
6.2.2.1 Jika dari hasil analisa yang dilakukan oleh diputuskan bahwa kebutuhan aset tidak diperlukan maka proses permohonan ditolak.
6.2.3 Jika disetujui, IT akan melakukan pemeriksaan jumlah persediaan aset IT yang tersedia.
6.2.3.1 Jika jumlah aset IT yang tersedia cukup untuk memenuhi kebutuhan, maka proses kerja langsung ke poin nomor 6.3.3 (IT akan melakukan serah terima aset ke pengguna komputer).
6.2.4 Formulir Pengajuan Aset IT yang telah disetujui dan memerlukan pembelian barang dengan nilai lebih dari Rp.1.000.000,-, maka bagian IT akan membuat Purchase Request Non Inventory untuk persetujuan Director Financial, Service & Operational. Bila telah disetujui pembelian maka bagian IT menyerahkan PR ke bagian GA untuk diproses pengadaan aset IT.
6.2.4.1 PurchaseRequestNon Inventory untuk pengadaan aset IT harus disetujui dan ditandatangani oleh Director Financial, Service & Operational.
6.2.4.2 Jika PurchaseRequestNon Inventory untuk pengadaan aset IT tidak disetujui oleh Director Financial, Service & Operational maka proses permohonan ditolak.
6.3 Prosedur Pengajuan PR dan Pembuatan PO.
6.3.1 Proses pada prosedur pengajuan PR dan Pembuatan PO dilakukan oleh bagian PurchasingRequestNon Inventory sampai dengan barang / aset diserahkan ke pihak yang mengajukan PR (mengacu Prosedur Pengadaan Barang di GA No.001/SOP/GA)
6.3.2 IT akan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari bagian Purchasing.
6.3.3 IT akan melakukan serah terima aset ke pengguna komputer dan mendokumentasikan dalam Berita Acara Serah Terima.
6.3.3.1 Untuk kasus khusus, Bila aset IT diperlukan mendesak maka IT akan melakukan instalasi aset pada komputer pengguna, jika permintaan aset tersebut dimaksudkan untuk mengganti perangkat komputer yang dalam proses perbaikan.
6.3.4 Bila sudah selesai maka IT akan melakukan pembaruan jumlah persediaan aset IT.
6.3.5 Untuk aset IT terkait karyawan seperti Laptop, hardisk dan aset lainnya, IT akan menginformasikan Berita Acara Serah Terima Aset kepada bagian HR melalui email.
7. Referensi
International Organization for Standardization (ISO) 13485:2016 klausul 7.4
8. Lampiran
8.1 Formulir Pengajuan Aset IT
8.2 Berita Acara Serah Terima
9. Riwayat Perubahan
10. Distribusi
Asli : Bagian Regulatory Affairs
Salinan : Seluruh Manajer di PT. Global Medik Persada.
